জাবেদার প্রয়োজনীয়তা | জাবেদা, জাবেদা হিসাবরক্ষণের প্রাথমিক বই। খতিয়ান হিসাবের পাকা বই। হিসাবরক্ষণকালে লেনদেনগুলোকে জাবেদায় না তুলে সরাসরি খতিয়ানে পাকাপাকিভাবে লিপিবদ্ধ করা যায়। খতিয়ানে হিসাব লেখার কাজ সর্বদাই সম্পূর্ণ, সংক্ষিপ্ত, নির্ভুল, পরিষ্কার ও পরিচ্ছন্ন হওয়া চাই।
কারবারের লেনদেনসমূহ যদি প্রথমে জাবেদায় না লিখে সরাসরি খতিয়ানে লেখা হয় তবে হিসাব লেখার সময় ও শ্রমের লাঘব হবে সত্য কিন্তু খতিয়ানের মূল উদ্দেশ্য ব্যাহত হবে। লেনদেনের হিসাব যদি সরাসরি খতিয়ানে লেখা হয় তবে সম্পূর্ণ, সংক্ষিপ্ত ও নির্ভুল হিসাব সংরক্ষণে অসুবিধা দেখা দিবে এবং খতিয়ান হিসাবে ত্রুটি-বিচ্যুতি ও ভুল-ভ্রান্তির সম্ভাবনা বেশি থাকে। এসব অসুবিধা দূর করার জন্য এবং সুশৃঙ্খলভাবে খতিয়ান হিসাব পাকাপাকিভাবে সংরক্ষণের জন্য প্রাথমিক হিসাবের বই বা জাবেদার প্রয়োজনীয়তা দেখা দেয় । হিসাবরক্ষণে জাবেদার প্রয়োজনীয়তা নিচের আলোচ্য বিষয় হতে আরও সুস্পষ্টভাবে প্রতীয়মান হয় :
Table of Contents
জাবেদার প্রয়োজনীয়তা | জাবেদা | অ্যাকাউন্টিং থিউরি
(১) অবিকল লেনদেনের বিস্তৃত, পূর্ণাঙ্গ ও নির্ভরযোগ্য ঐতিহাসিক তথ্য কেন্দ্র :
বর্তমান যুগের বৃহদায়তন কারবার প্রতিষ্ঠানের প্রতিদিনকার অসংখ্য লেনদেন সরাসরি খতিয়ানে লেখতে গেলে ভুল-ভ্রান্তির সম্ভাবনা থাকে। তাই প্রতিদিনকার লেনদেন প্রতিদিন অবিকলভাবে জাবেদায় লেখা হয়ে থাকে। পরে সুবিধামত সময়ে লেনদেনসমূহকে জাবেদা হতে খতিয়ানে স্থানান্তরিত করা হয়। এর ফলে হিসাব লিখনে ভুল-ভ্রান্তির সম্ভাবনা হ্রাস পায় এবং খতিয়ান বইটি পরিষ্কার ও পরিচ্ছন্ন থাকে।
(২) লেনদেনের পরিমাণ :
লেনদেনগুলো সরাসরি খতিয়ানে লেখা হলে প্রতিদিনের সংখ্যা ও পরিমাণ জানা যায় না। হিসাবরক্ষণে জাবেদা ব্যবহারের ফলে সে অসুবিধা দূর হয়। জাবেদায় প্রতিটি লেনদেন তারিখ অনুসারে লেখা হয়। ফলে জাবেদা হতে প্রতিদিনের লেনদেনের সংখ্যা ও পরিমাণ অবগত হওয়া যায়। কারবারের দৈনিক নগদ আদান-প্রদান ও ধারে ক্রয়-বিক্রয়ের বিস্তারিত তথ্য অবহিত হওয়া যায়।
(৩) ভবিষ্যতে রেফারেন্স:
জাবেদায় প্রতিটি লেনদেনের যথোপযুক্ত ব্যাখ্যা প্রদান করা হয়। ফলে বহুকাল পরেও প্রতিটি লেনদেনের উৎস, সংশ্লিষ্ট পক্ষ ও লেনদেন হতে উদ্ভূত দেনা-পাওনা সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য পাওয়া যায়।
(৪) লেনদেন বাদ পড়ার সম্ভাবনা হ্রাস করে:
কোন লেনদেন সংঘটিত হওয়ার সাথে সাথে অবিকলভাবে সর্বপ্রথম জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয় বলে, কোন লেনদেন হিসাব লেখার আওতা হতে জাবেদা বাদ পড়ার সম্ভাবনা থাকে না
(৫) ভুল সংশোধন :
খতিয়ানে হিসাব তোলার কোন ভুল হলে জাবেদা বইতে লিখিত তথ্যের ভিত্তিতে তা সংশোধন করা যায়।
(৬) খতিয়ানকে শৃঙ্খলিত, পরিচ্ছন্ন ও সংক্ষিপ্ত রাখে :
লেনদেনসমূহকে দ্বৈতসত্তায় প্রয়োজনীয় ব্যাখ্যাসহ জাবেদাভুক্ত করার পর একই লেনদেনের দ্বৈত ফলাফল দুটি পৃথক খতিয়ানে সংক্ষিপ্তাকারে স্থানান্তরিত করা হয়। ফলে খতিয়ান হয় নির্ভুল, পরিচ্ছন্ন ও সংক্ষিপ্ত।
(৭) সিদ্ধান্ত গ্রহণ ও বাস্তবায়ন সংক্রান্ত তথ্যের আদি উৎস :
জাবেদায় কারবারের লেনদেন সংক্রান্ত বিস্তারিত তথ্য লিপিবদ্ধ হওয়ায় ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনা ও সিদ্ধান্ত গ্রহণ এবং নিয়ন্ত্রণকার্যে সহায়ক সর্বোত্তম তথ্য জাবেদা থেকে পাওয়া যায়।