নগদান বই প্রস্তুত করার নিয়মাবলি | নগদান বই, যে-কোন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠান দৈনিক অসংখ্য নগদ লেনদেন সম্পাদন করে। এ সমস্ত লেনদেন যদি প্রথমে জাবেদায় এন্ট্রি করে পরে খতিয়ানে স্থানান্তর করা হয় তবে এতে প্রচুর সময় ও শ্রম ব্যয় হবে। এছাড়া যে-কোন সময় নগদ তহবিলের পরিমাণও সহজে জানা যায় না। তাই নগদান বই পৃথকভাবে প্রস্তুতের যথেষ্ট গুরুত্ব রয়েছে।
Table of Contents
নগদান বই প্রস্তুত করার নিয়মাবলি | নগদান বই | অ্যাকাউন্টিং থিউরি
(১) প্রারম্ভিক নগদ তহবিল এবং ব্যাংক উদ্বৃত্ত :
দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান বইতে ডেবিট দিকে ব্যালেন্স বি/ডি বাবদ নগদ তহবিল নগদ ঘরে এবং ব্যাংক উদ্বৃত্ত ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে। উল্লেখ্য যে ব্যাংক জমাতিরিক্ত থাকলে ক্রেডিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে।
(২) নগদ অর্থ প্রাপ্তি ও নগদ অর্থ পরিশোধ :
নগদ অর্থ পাওয়া গেলে দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান বইয়ের ডেবিট দিকে নগদ ঘরে লিখতে হবে। নগদ অর্থ পরিশোধ করা হলে তা দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান বইয়ের ক্রেডিট দিকে নগদ ঘরে লিখতে হবে।
(৩) চেক প্রাপ্তি :
চেক প্রাপ্ত হয়ে ব্যাংকে জমা না দেয়া পর্যন্ত নগদ টাকার শামিল। চেক প্রাপ্তি দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান বইয়ের ডেবিট দিকে নগদ ঘরে লিখতে হবে।
(৪) চেক প্রদান :
চেকের মাধ্যমে পরিশোধ করলে দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান বইয়ের ক্রেডিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে।
(৫) ব্যাংকে টাকা জমা রাখা :
যখন নগদ টাকা নগদ তহবিল হতে ব্যাংকে জমা দেয়া হয় তখন দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান বইয়ের উভয় পার্শ্বেই একটি করে জায় (Entry) করতে হয়। ব্যাংক নগদ টাকা জমা দেয়ার ফলে উক্ত পরিমাণ টাকা নগদ তহবিল হতে চলে যায়; পক্ষান্তরে ব্যাংক উক্ত টাকা গ্রহণ করে। সেহেতু নগদ তহবিল দাতা এবং সে জন্য একটি নগদান বইয়ের ক্রেডিট পার্শ্বে টাকার পরিমাণ কক্ষে লিখতে হবে। আবার ব্যাংক উক্ত টাকা গ্রহণ করে তাই ব্যাংক গ্রহীতা এবং সেহেতু উক্ত টাকার পরিমাণ দ্বারা ব্যাংক হিসাব ডেবিট হয়। অর্থাৎ নগদান বইয়ের ডেবিট পার্শ্বস্থিত ব্যাংক পরিমাণ কক্ষে তা লিখতে হবে। বিপরীতমুখী দাখিলাকে কন্ট্রা এন্ট্রি (Contra Entry) বলা হয়।
(৬) ব্যাংক হতে টাকা উত্তোলন :
ব্যাংক হতে টাকা উত্তোলন করলে দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান বইয়ের উভয় পার্শ্বে একটি করে জায় (Entry) লিখতে হয়। ব্যাংক হতে টাকা তোলার ফলে ব্যাংক দাতা এবং বিধায় উক্ত টাকা নগদ তহবিলে নগদান বই আগমন করে সেহেতু নগদ তহবিল গ্রহীতা রূপে গণ্য হয়। সুতরাং ব্যাংক হতে টাকা তোলা হলে প্রথম বার দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান বইয়ের ক্রেডিট পার্শ্বস্থিত ব্যাংক পরিমাণ কক্ষে লিখতে হয় এবং দ্বিতীয় বার এটি উভয় নগদান বইয়ের ডেবিট পার্শ্বস্থিত টাকার পরিমাণ কক্ষে লিপিবদ্ধ করা হয়। এ বিপরীতমুখী দাখিলাকে কন্ট্রা এন্ট্রি (Contra Entry) বলা হয়।
(৭) চেক পেয়ে তা সঙ্গে সঙ্গে ব্যাংকে জমা দিলে:
চেক পেয়ে সঙ্গে সঙ্গে ব্যাংকে জমা দিলে বিল আদায়ের জন্য ব্যাংকে প্রেরণ : প্রাপ্য বিল আদায়ের জন্য ব্যাংকে জমা দেয়া হলে তা দু’ঘরা ও তিন বইয়ের ডেবিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে ।
(৮) প্রাপ্য বিল আদায়ের জন্য ব্যাংকে প্রেরণ :
প্রাপ্য বিল আদায়ের জন্য ব্যাংকে জমা দেয়া হলে তা দু’ঘরা ও তিন বইয়ের ডেবিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে ।
(৯) আদায়ের জন্য ব্যাংকে প্রেরিত বিল প্রত্যাখ্যাত হওয়া:
যদি কোনো প্রাপ্য বিল আদায়ের জন্য ব্যাংকে প্রেরিত হয় এবং সংশ্লিষ্ট খাতকের নিকট হতে আদায় না হয়ে প্রত্যাখ্যাত হয় তখন এ প্রত্যাখ্যাত বিল দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান-বইয়ের ক্রেডিটে ব্যাংক ঘরে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
(১০) মালিকের ব্যক্তিগত প্রয়োজনে ব্যাংক থেকে টাকা উত্তোলন :
মালিক কর্তৃক ব্যাংক হতে নিজ প্রয়োজনে সরাসরি টাকা উত্তোলনের জন্য নগদ তহবিল কোনোরূপ প্রভাবিত হয় না। এ টাকা সরাসরি মালিকের নিকট চলে যায় বলে দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান-বইয়ের ক্রেডিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে।
(১১) ব্যাংকের মাধ্যমে প্রদেয় বিল পরিশোধ :
ব্যাংকের মাধ্যমে যদি প্রদেয় বিল পরিশোধ করা হয় তা হলে দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান-বইয়ের ক্রেডিট পার্শ্বে ব্যাংক পরিমাণ কক্ষে লিপিবদ্ধ করা হয়।
(১২) সরাসরি ব্যাংকে প্রদান :
যদি কোনো দেনাদার আমাদের কারবারের পক্ষে ব্যাংকে সরাসরি টাকা জমা দেয় অথবা যদি ব্যাংক আমাদের পক্ষে অপর কাহারো নিকট হতে টাকা আদায় করে তবে তা দু’ঘরা বা তিন ঘরা নগদান-বইয়ের ডেবিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে।
(১৩) ব্যাংক কর্তৃক মঞ্জুরীকৃত সুদ :
ব্যাংক জমা টাকার উপর সুদ প্রদান করে। এ সুদের জন্য ব্যাংকে জমা টাকা বৃদ্ধি পায়। সুতরাং ব্যাংক মঞ্জুরীকৃত সুদ দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান-বইতে ডেবিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে।
(১৪) ব্যাংক চার্জ :
ব্যাংক মাঝে মাঝে আমানতকারীর বিভিন্ন প্রকার কার্য সম্পাদন করে থাকে এবং এ সমস্ত কার্যের জন্য কিছু কমিশন ধার্য করে। ব্যাংক কর্তৃক ধার্যকৃত এরূপ কমিশনকে ব্যাংক চার্জ বলে। ব্যাংক চার্জ দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান-বইয়ের ক্রেডিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে। কারণ উক্ত টাকা মক্কেলের হিসাব থেকে কেটে রাখে।
(১৫) মজুরীকৃত নগদ বাট্টা ও প্রাপ্ত নগদ বাট্টা :
মঞ্জুরকারী প্রতিষ্ঠান এর তিন ঘরা নগদান-বইতে এ মঞ্জুরকৃত নগদ বাট্টা উক্ত নগদান-বইয়ের ডেবিট পার্শ্বে বাট্টা পরিমাণ ঘরে লিপিবদ্ধ করবে। পাওনাদারগণের নিকট নগদ বাট্টা পাওয়া যেতে পারে। এরূপ প্রাপ্ত বাট্টা একটি আয় এবং এটি তিন ঘরা নগদান-বইয়ের ক্রেডিট পার্শ্বে বাট্টা পরিমাণ কক্ষে লিপিবদ্ধ করা হয়।
(১৬) কন্ট্রা এন্ট্রি-এর সংজ্ঞা (Definition of Contra Entry) :
নগদ ও ব্যাংক সম্পর্কীয় লেনদেনগুলোর কতিপয় দফা আছে যেগুলোর প্রত্যেকটিকে কন্ট্রা এন্ট্রি বলা হয়। যেমন- কারবারের টাকা ব্যাংকে জমা দেয়া হলে এবং কারবারের জন্য ব্যাংক থেকে টাকা উত্তোলন করা হলে, দু’ঘরা ও তিন ঘরা নগদান-বইয়ের উভয় দিকে লিখতে হয়। ডেবিটের দিকে নগদ ঘরে লিপিবদ্ধ করা হলে ক্রেডিটের দিকে ব্যাংক ঘরে লিপিবদ্ধ করা হয়। পক্ষান্তরে, ডেবিট দিকে ব্যাংক ঘরে লেখা হলে তা ক্রেডিট দিকে নগদ ঘরে লেখা হবে। এ জাতীয় দাখিলাকে কন্ট্রা এন্ট্রি বা বিপরীত দাখিলা বলা হয়।