খতিয়ানের গুরুত্ব | খতিয়ান, হিসাব চক্রের দ্বিতীয় ধাপে লেনদেনসমূহকে শ্রেণিবিন্যাস করে নির্দিষ্ট শিরোনামায় পৃথক পৃথকভাবে লিপিবদ্ধ করা হয়। এটিই খতিয়ান। লেনদেন সংঘটিত হওয়ার পর একে ডেবিট ও ক্রেডিটে বিশ্লেষণ করে জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়। জাবেদা থেকে পরবর্তীতে খতিয়ানে এগুলো স্থানান্তর করা হয়। খতিয়ান হতে হিসাবের চূড়ান্ত ফলাফল ও কারবারের আর্থিক অবস্থা নির্ণয় করা যায়। তাছাড়াও কোন খাতে কত আয়-ব্যয়, দেনা-পাওনা নির্ণয় সম্ভব হয়। মোটকথা, খতিয়ান হিসাবের চূড়ান্ত বই বা পাকা বই। জাবেদা সংরক্ষণ না করলেও চলে, কিন্তু খতিয়ান সংরক্ষণ অপরিহার্য।
খতিয়ানের গুরুত্ব | খতিয়ান | অ্যাকাউন্টিং থিউরি
খতিয়ানের সংজ্ঞা
হিসাব চক্রের দ্বিতীয় ধাপে লেনদেনসমূহকে নির্দিষ্ট শিরোনামায় পৃথক পৃথক হিসাবের মাধ্যমে শ্রেণিবদ্ধ করে পাকাপাকি ভাবে খতিয়ানে লিপিবদ্ধ করা হয়। লেনদেন সংঘটিত হওয়ার পর তা ডেবিট ও ক্রেডিট বিশ্লেষন করে জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়। পরবর্তীতে জাবেদা থেকে খতিয়ানে এগুলো স্থানান্তর করা হয়। ইংরেজি লেজ (ledge) শব্দ থেকে ( ledger) শব্দের উৎপত্তি হয়েছে। Ledger শব্দের বাংলা পরিভাষা খতিয়ান ।
খতিয়ানের গুরুত্ব
খতিয়ান হলো হিসাবের পাকা বই, অর্থাৎ স্থায়ী বই। কেননা প্রতিটি আর্থিক লেনদেনকেই শ্রেণিবিন্যাস করে পর্যায়ক্রমে খতিয়ানে স্থায়ীভাবে লিপিবদ্ধ করা হয়। এ কারণেই হিসাব সংরক্ষণে খতিয়ান বইয়ের গুরুত্ব অপরিসীম। নিচে খতিয়ানের গুরুত্ব সম্পর্কে সংক্ষিপ্তাকারে আলোকপাত করা হলো :
(১) খতিয়ানে হিসাবসমূহ স্থায়ীভাবে লেখা হয়। ফলে যে কোন সময় লেনদেনের বিস্তারিত বিবরণ লাভ করা সম্ভব হয় ।
(২) খতিয়ানে হিসাবসমূহ দু’তরফা পদ্ধতিতে লেখা হয়। ফলে লেনদেনগুলোর মধ্যে দাতা ও গ্রহীতার অবস্থা যাচাই করা যায় ।
(৩) খতিয়ানে হিসাব লেখা হলে রেওয়ামিল তৈরি করে হিসাবের গাণিতিক শুদ্ধতা যাচাই করা যায় ।
(৪) খতিয়ানের মাধ্যমে কোন নির্দিষ্ট হিসাবকাল শেষে কারবারের লাভ-লোকসান নিরূপণ করা সম্ভব হয়। (৫) খতিয়ান কারবারের উদ্বৃত্তপত্র নির্ণয়ে সহায়তা করে থাকে। উদ্বৃত্তপত্রের মাধ্যমে কারবারের নীতি নির্ধারণ, পরিকল্পনা প্রণয়ণ ও সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়তা করে থাকে।
(৬) খতিয়ানে হিসাব সংক্রান্ত তথ্যাদি সঠিকভাবে পাওয়া যায়। ফলে খতিয়ান কারবারের নীতি নির্ধারণ, পরিকল্পনা প্রণয়ণ ও সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়তা করে থাকে।
(৭) খতিয়ানে হিসাবসমূহ সুশৃঙ্খলভাবে রাখা হয় । ফলে যে কোন প্রতারণামূলক কার্যকলাপ সহজেই রোধ করা সহজতর হয়।
উপরিউক্ত আলোচনার পরিপ্রেক্ষিতে বলা যায় যে, ব্যবসা-বাণিজ্যে তথা আধুনিক হিসাব ব্যবস্থায় খতিয়ানের গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা অপরিসীম।